ERP “Odoo” – Sistema de Planificación de Recursos Empresariales

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Objetivo

 

El objetivo es coordinar todos los negocios de la empresa, desde la evaluación de un proveedor hasta la facturación electrónica para un cliente. Usar una base de datos centralizada para favorecer el flujo de información entre los distintos departamentos de la empresa.

 

Recomendamos la implementación de nuestro ERP (Enterprice Resource Planning), un sistema de software de negocios que permite:

 

· Automatizar e integrar la mayoría de sus procesos.
· Compartir datos comunes y prácticas a través de toda la empresa.
· Producir y acceder a la información en tiempo real.

 

Ventajas

 

· Reducción de costos.
· Agilización en las operaciones del Negocio.
· Mejor administración de la información.
· Integra la cadena de abastecimiento, producción y procesos administrativos.
· Unifica las bases de datos.
· Incrementa la comunicación y colaboración alrededor del mundo.
· Ayuda a integrar múltiples sitios de unidades de negocios.

 

Para la implementación efectiva de un ERP se requiere:

 

· trabajo colaborativo de toda la empresa para su implementación.
· erradicar los malos hábitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y después buscar la tecnología.
· mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios, pues además de ellos, habrá mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema.
· ser pacientes, la implementación de un sistema de este tipo implica tiempo y esfuerzo.

 

 

1. Empresas /Compañías

 

Tanto la propia empresa, como los clientes como los proveedores se engloban en un concepto denominado Compañía. Es decir, la empresa, todos los Clientes y todos los proveedores deben estar registrados en la aplicación como Compañías. En la ficha de una compañía se puede registrar toda la información referente a ella, distribuyéndose la Información en solapas:

 

  • General –> Se incluirán datos generales de la compañía

  • Info Extra –> Información extra

  • Historia de eventos –> Mostrará todas aquellas cosas que han pasado con la compañía. Por ejemplo, los pedidos de venta que nos ha remitido, los tickets de soporte que nos ha pasado, facturas pendientes… etc. Desde esta pantalla tendremos acceso a todos los objetos relacionados con el Cliente y por tanto podremos navegar y abrir un elemento concreto sin tener que volver a realizar búsquedas innecesarias en el módulo correspondiente.

  • Propiedades

 

Además, contamos con botones que nos muestran las acciones que podemos realizar con una compañía:

 

  • Labels: Imprimir etiquetas

  • Pagos pendientes: Generar reclamaciones de pago en el idioma del Cliente.

  • Estructura de la empresa: Ver el árbol de estructura de la empresa.

  • Enviar un SMS: Permite enviar SMSs a las compañías seleccionadas.

  • Mails masivos: Permite enviar un e-mail a una selección de compañías.

 

2. Facturación, Cobros y Pagos

 

Se permite cualquier combinación de creación de facturas desde pedido o remito. Un pedido varios remitos, un remito una factura, un remito varias facturas… etc.

 

Igualmente se pueden configurar todas las formas de cobro o pago que utilice la empresa (Giros, pagarés, transferencia, confirming, factoring… etc)

 

  • Configuración de formas de pago de Clientes o cobro de proveedores

  • Facturas automáticas desde pedido o remito

  • Generación automática de efectos de cobro y pago

  • Remesas de recibos (CSB19, CSB58), órdenes de pago o transferencia (CSB34)

  • Importación de extractos bancarios (AEB43)

  • Envío telemático de remesas al banco.

  • Conciliación bancaria automática.

  • Gestión de bancos propios, bancos de Clientes y bancos de proveedores.

 

3. Contabilidad y Finanzas

 

La contabilidad es de doble entrada y soporta múltiples divisiones de la compañía y múltiples compañías, así como varios idiomas y monedas. La mayoría de los asientos contables son generados automáticamente por el sistema, por lo tanto se evita la introducción manual de datos y los errores de digitación. El área de finanzas está enlazada con todo el resto de módulos de la aplicación, por lo que no solo permite llevar la contabilidad, cobros y pagos, sino que existen acciones definidas interactuando con otras áreas que optimizan la gestión global de la empresa.

 

Ejemplo: Si un gestor financiero incluye a una compañía en una lista de morosos, el Cliente será bloqueado para cualquier acción comercial de nuestra empresa con él. Por ejemplo en pedidos de venta o envíos de mercancía, hasta que sea desmarcado como moroso.

 

Se lleva una contabilidad analítica presupuestaria y de costos, además de los siguientes puntos:

 

  • Definición de la estructura del plan contable.

  • Ejercicios, períodos (mensuales, trimestrales)

  • Definiciones de impuestos (IVA, recargo de equivalencia, retenciones IRPF)

  • Plazos de pago

  • Liquidaciones

  • Procesos automáticos de Cierre del año

  • Informes anuales: Balance, pérdidas y ganancias.

  • AEAT 347, AEAT349

 

4. Productos

 

Definimos 3 categorías:

 

  • Almacenable

  • Consumible

  • Servicio

 

Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definición del producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad… ) Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda.

Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir definiendo reglas. Esta opción permite definir múltiples descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos.

 

Existen módulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del módulo de productos. Algunos de ellos son:

 

  • membership: Gestión de suscriptores de los miembros de una compañía

  • electronic: Gestión de productos de electrónica

  • fashion: Gestión de productos textil o moda

  • extended: Gestión de costos de producción

  • expiry: Gestión de caducidad de productos

  • foundry: Gestión de productos del área del metal (forja)

 

5. Recursos humanos

 

El módulo de gestión de recursos humanos ofrece la siguiente funcionalidad:

 

  • Gestión de empleados y calendario de vacaciones

  • Gestión de contratos de empleados

  • Gestión de beneficios

  • Gestión de ausencias

  • Gestión de Procesos de reclamación

  • Gestión del rendimiento de empleados

  • Gestión de perfiles y responsabilidades de los empleados

 

6. Control de inventario

 

 

Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en cuanto a inventario serían los siguientes.

 

  • Gestión de almacenes en distintas ubicaciones

  • Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock

  • Ejecución de las órdenes de empaquetado generadas por el sistema

  • Ejecución de envío con remitos de entrega y cálculo de los gastos de envío.

  • Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad

  • Cálculo de niveles teóricos de stock y valoración automática de stock.

  • Definición de reglas para reabastecimiento de stock.

 

Los remitos de venta son generalmente creados automáticamente desde pedidos de venta.Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quien o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida.

 

Se puede realizar un seguimiento exhaustivo de los movimientos de la mercancía desde que se recibe del proveedor hasta que llega al Cliente.También se maneja el concepto de stock en Clientes y proveedores por lo que se puede gestionar el stock consignado.

 

La definición de los almacenes puede ser jerárquica por lo que puede analizarse el stock a varios niveles de detalle.

 

7. Gestión de Compras

 

El módulo de gestión de compras permite:

 

  • Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en órdenes de compra

  • Cuenta con varios métodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la recepción de materiales solicitados.

  • Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancías faltantes.

  • Gestión de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega.

  • Las reglas de reabastecimiento de mercancía del sistema permiten generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automáticamente.

  • También es pueden configurar para que se ejecute un procedimiento totalmente ajustado a las necesidades de compra marcadas por el área de fabricación.

 

 

8. Gestión de Atención a Clientes y Proveedores

 

Módulo de atención al Cliente y módulo de atención al proveedor.

 

Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos módulos contempla:

 

  • Gestión de casos:

o El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones de los Clientes o proveedores que requieran una atención posterior por parte del personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos pueden ser: Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestión de llamadas, tickets de soporte y ofertas de trabajo.

o Se asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del sistema, clientes y proveedores.
o Puede automáticamente reasignar un caso, enviar alarmas por e-mail y enlazar con otros documentos y procesos.

 

  • Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de e-mail donde puede actualizar un caso automáticamente desde los e-mails enviados y recibidos.

  • Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden automáticamente mejorar su proceso de calidad, asegurando que un caso abierto nunca se pierda.

 

Además, existen herramientas para incrementar la productividad de todo el personal en su trabajo diario:

 

  • Un editor de documentos que tiene una interfaz con openOffice.
  • Interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de outlook.
  • Un plugin de outlook que permite almacenar automáticamente los e-mails y sus ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado.
  • Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite acceder a algunos datos de su sistema.
  • Se puede implementar una política de mejora continua de los servicios, utilizando algunas de las herramientas estadísticas para analizar las diferentes comunicaciones con sus clientes y proveedores.

 

9. Gestor Documental

 

El módulo gestor documental que permite asociar cualquier tipo de archivo a cualquier objeto. Esto permite organizar la información asociada a cualquier entidad que se utilice en la empresa en un único sitio. Ej:

 

  • Planos en hoja de ruta o productos

  • Pedido del Cliente escaneado, asociado al pedido registrado

  • Contrato firmado escaneado, asociado a proyecto, pedido de venta o Cliente…

Son infinidad los usos que se le pueden dar a esta utilidad. El ahorro de tiempo y la mejora en la organización de documentos imprescindible en cualquier empresa, es evidente.

 

10. Gestión de Producción /Fabricación

 

 

Permite planificar, automatizar y realizar fabricaciones y ensamblado de productos.

 

  • Listas de materiales multinivel

  • Listas de materiales virtuales o fantasma

  • Creación e impresión de órdenes de fabricación

  • Planificación y creación automática de órdenes de fabricación.

  • Creación automática de necesidades de compra desde fabricación.

  • Actualización automática de stocks según cantidades indicadas en la orden.

  • Control de costes de fabricación

 

Con los módulos extendidos amplían los siguientes conceptos:

 

  • Rediseño de datos maestros.

  • Incluimos un nuevo concepto “fábrica”. Este objeto nos permitirá definir la estructura de una fábrica que contenga máquinas.

  • Extensión de los datos maestros de una máquina. Máquinas alternativas en las que realizar operaciones.

  • Como punto importante, definimos un maestro de operaciones y rediseñamos el proceso productivo donde dicho proceso se basa en una secuencia de operaciones del maestro.

  • Optimización de la orden de fabricación y control total de costes previstos y costes reales de una orden.

  • Control de fases de una orden. Consumo de materiales y producción de semielaborados por cada fase/operación y no sólo en la orden completa.

  • Control de costes de materiales, máquinas y operarios por fase y orden –> enlace con contabilidad analítica.

  • Proceso de subcontratación de operaciones de fabricación.

 

11. Gestión de Ventas

 

La funcionalidad ofrecida en esta área es similar a la ofrecida en el área de compras, sin embargo hay grandes diferencias en el Workflow aplicable a cada una.

 

  • Creación de pedidos de venta.

  • Revisión de los pedidos en sus distintos estados.

  • Consulta del Workflow de los pedidos de venta

  • Confirmación de envío

  • Se puede definir una fecha de facturación y las condiciones individualmente en cada pedido

  • Los gastos de envío pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte.

  • Remitos automáticos desde pedido

  • Remitos de envíos parciales

 

12. Estadísticas (Dashboards y pantallas de análisis avanzado)

 

En este módulo se muestra información estadística dinámica para finanzas, proyectos y fabricación.

Las páginas de estadísticas, además de facilitar información, sirven para organizar el trabajo de un usuario o empleado. Por ejemplo, en el dashboard de proyectos, se incluye la lista de próximas tareas del usuario. Desde esta misma pantalla puede navegar a la tarea.

Además, los gráficos y datos son dinámicos pudiendo ser filtrados in-situ. También se puede abrir cualquier elemento de la lista para ver estadísticas detalladas de dicho elemento. Los dashboards se pueden personalizar para ser adaptados a las necesidades de cada área.
Todas las aplicaciones cuentan con su propia área de informes y estadísticas dinámicas que permiten filtrados, agrupaciones de datos y exportación a archivos externos.

 

13. Workflow de documentos (Procesos)

Un workflow de documentos, es una secuencia de estados por los que pasa un documento según unas condiciones predeterminadas.

 

Por ejemplo: Un pedido de compra se crea en estado borrador. Alguien lo confirma. El documento no puede ser enviado al proveedor hasta que sea confirmado. En este workflow hay 2 estados borrador y confirmado. El documento pasa de uno a otro cuando alguien lo confirma. El paso de estado de un documento puede ser automático según las condiciones que se establezcan o puede ser realizado manualmente por un usuario con permisos para ello. Se puede mostrar el workflow de cualquier operación y el estado de un documento siguiendo el workflow. También se puede imprimir el diagrama (gráficamente) de estados de un documento.

 

14. Gestión y Planificación de proyectos

 

Este módulo permite:

 

  • Definir tareas y requerimientos de estas tareas.

  • Asignar con eficiencia los recursos a los requerimientos

  • Planificación de proyectos

  • Organización

  • Comunicación automática con los partners

  • Impresión de diagramas de Gantt

  • Se pueden configurar proyectos relacionados con servicios, soporte, fabricación o desarrollo.

 

Es un módulo universal adaptado a cualquier proyecto de cualquier área de la empresa.

 

  • Permite definir Subproyectos

  • Control de tareas y planificación de proyectos

  • Calendarios de tareas

  • Control de costes de proyectos

 

La gran mayoría de estos módulos tienen posibilidad de ser ampliados con módulos adicionales, para tareas específicas. Inicialmente son provistos con la funcionalidad estándar en el menú principal.

 

A continuación se describen otras ventajas del producto.

 

Personalización de informes

  • Incluye de base informes predefinidos que pueden ser fácilmente adaptados a las necesidades del Cliente.

  • Permite la creación de nuevos informes en cualquier objeto